Born to lose? Nicht mit meinen Time Saver-Methoden!

Zu viele Aufgaben und zu wenig Zeit? Kommt euch das bekannt vor? In einer Welt, in der die Informations- und Aufgabenflut immer mehr wird, jedoch die Deadlines immer kürzer gesteckt sind, ist ein individuelles Zeitmanagement das A und O. Heute möchte ich euch 4 meiner persönlichen Time Saver vorstellen.

Effizienz, Struktur, Prozessverbesserung, Leistungssteigerung, Zeitmanagement, Effektivität – all diese Wörter gehören in unserem Berufsalltag schon zum Inventar. Tagtäglich werden wir damit konfrontiert. Es geht hierbei immer nur darum, schneller, leistungsfähiger und effizienter zu werden, um das Unternehmen noch profitabler zu machen.

Dass zu viel davon im klassischen Burn Out enden kann, wissen wir ja schon und dass bevor dieser Fall eintritt auch mal ein „nein“ angebracht ist, kennen wir auch schon. Im heutigen Beitrag möchte ich auf „das gesunde Maß“ an Maßnahmen zum Zeitmanagement eingehen. Befinden wir uns nämlich noch im Rahmen des positiven Stresses (= Gegenteil zum negativen Stress, der krank macht), geben neue Wege, wie man sich selbst und seine Arbeitsabläufe organisiert auch einen Motivationsschub. Eben weil man sich aus dem gewohnten Hamsterrad bewegt und neue Möglichkeiten ausprobiert.

In den letzten Jahren meiner Berufstätigkeit wurde ich mit mehreren und auch immer wieder unterschiedlichen Aufgaben konfrontiert. Um mir auch selbst ein gutes Gefühl dabei zu verschaffen, versuchte ich von mir selbst aus, Abläufe so zu gestalten, dass sie für mich Sinn ergeben und mir meinen Alltag erleichtern. Zeit ist kostbar und der Sand in unserer Sanduhr rieselt vor sich hin. Deshalb möchte ich euch hier meine 4 selbst-erprobten Time Saver vorstellen, die hoffentlich auch euer Arbeitsleben erleichtern werden:

No. 1: Getting Sh** done!

Ich beginne gleich mal mit meiner Lieblingsmethode, die ich eigentlich tagtäglich anwende. Sobald ich an meinem Arbeitsplatz komme, mache ich mir ein Bild von allen Aufgaben, die heute anstehen: ich verschaffe mir einen Überblick von allen offenen Mails, Post It’s und eventuell noch nicht erledigten Punkten auf meiner To Do Liste. Habe ich nun ein gutes Bild, was alles ansteht, passiert in meinem Kopf auch schon eine Priorisierung, welche Aufgaben sofort bzw. heute noch erledigt werden müssen und welche ich noch ein wenig nach hinten verschieben kann. Weiters unterteile ich die Prio 1-Aufgaben in jene, die rasch erledigt werden können, wie beispielsweise eine direkte Antwort auf ein Mail und welche, die etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen, wenn ich z.B.: eine Info von einem/einer KollegIn brauche, die noch nicht im Office ist. Alles was schnell und sofort erledigt werden kann, wird gemacht. Es gibt mir ein gutes Gefühl und auch einen Motivationsschub, wenn ich sehe, dass bereits in kürzester Zeit Themen erledigt wurden. Und so arbeite ich alles Schritt für Schritt ab.

No. 2: Don’t waste my time!

Ein Punkt, der nicht immer ganz konfliktfrei verlaufen kann: Zeitfresser definieren und ausschalten! Es gibt Dinge oder auch Menschen, die einem anzapfen und langsam aussagen bzw. die Zeit wegsaugen. Oft bin ich dann verärgert, wenn ich auf die Uhr schaue und merke, dass gerade wieder Stunden vergangen sind, wo ich nichts geschafft habe, außer dass ich wertvolle Energie vergeudet und Motivation verloren habe. Um diesem Umstand entgegen zu wirken, hilft es, dafür Zeit zu investieren und sich zu fragen: Wer stiehlt denn hier eigentlich meine Zeit? Dies können KollegInnen sein, die ihre Geschichten oder Fragen loswerden möchten, aber auch technische Hilfsmittel, wie das Smartphone. Dieses mutiert nämlich zum Störenfried Number 1. Dauern piept es, für jede App gibt es bereits eine Notification, Erinnerung etc., die einem darauf aufmerksam macht, dass jemand Geburtstag oder einen Beitrag kommentiert hat. Auch ich habe mein Smartphone auf meinem Arbeitsplatz offen liegen, nur eben auf lautlos gestellt. Generell habe ich alle Signale, die die Geräte in meiner Umgebung von sich geben können, ausgestellt (auch die PC-Lautsprecher). So gibt es keine Ablenkung, während ich gerade an einem Konzept arbeite und ich mich voll konzentrieren muss. Brauche ich mal kurz eine Pause, werfe ich einen Blick auf mein Smartphone und checke alle Neuigkeiten, bevor es dann wieder weitergeht.

No. 3: Just do it 80/20!

Habt ihr schon einmal vom sogenannten Pareto-Prinzip oder auch 80/20-Regel gehört? Als studierte Soziologin und damit Fan der Sozialwissenschaften, bin ich Anhängerin dieses Prinzips, welches – ratet mal – der Soziologe Vilfredo Pareto ins Leben gerufen hat. Es basiert auf einer reinen Wahrscheinlichkeitsrechnung und besagt, dass man schon mit 20% des Einsatzes/der Leistung, 80% des gewünschten Ergebnisses erzielt. Möchte man dann auf 100% des Ergebnisses kommen, muss man dafür jedoch 80% investieren. Vereinfacht gesagt: Perfektionismus lohnt sich nicht! Ein praktisches Beispiel: Ihr bekommt die Aufgabe eine Präsentation für das nächste Meeting vorzubereiten. Ihr bringt eure Idee zu Papier (ins Power Point) und gestaltet alle Folien grob durch. Dafür braucht ihr wahrscheinlich 1/4 Stunde – somit habt ihr 80% der Tätigkeit bereits erfüllt. Jetzt geht es aber noch um das Layout, die Grafiken, Rechtschreibprüfung etc. Wenn ihr perfektionistisch veranlagt seid, dann kann genau dieser Part sehr sehr viel Zeit in Anspruch nehmen, dass schlussendlich alles genauso aussieht, wie ihr euch das vorgestellt habt. Dies sind dann die beschriebenen 80% der Zeit. Natürlich lässt sich diese 80/20 nicht auf alle Aufgaben pauschal anwenden: Bereitet ihr eine Präsentation für die Geschäftsführung/Vorstand etc. vor, sollte, wirklich alles sitzen und ein wenig Mehraufwand schadet hier sicher nicht. Dennoch gibt es Aufgaben, die dann nicht bis ins Detail bewertet oder gar nach kürzester Zeit verworfen werden, weil sich die Strategie geändert hat. Da führt es nur zu Frustration, wenn das zeitaufwändige Konzept plötzlich im Papierkorb landet.

No. 4: Plan carefully and take a break!

Oft passiert es, dass ich überschüttet mit Terminen/Meetings/Besprechungen werde. Und dabei weiß ich oft gar nicht, um was es genau geht. Hier hilft eine ganz simple Methode: zum Hörer greifen und nachfragen, was das konkrete Thema ist bzw. was die eigene Rolle sein soll. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass durch ein solches Gespräch dann zum einen die Erwartungshaltung an einem selbst geklärt wird bzw. zum anderen es sich oft herausstellt, dass man doch nicht die richtige Ansprechperson für das Meeting ist. Und zack, wieder Zeit gespart. Ein weiterer kleiner Time-Saver-Trick: blockt euch Arbeitspausen für Projekt X oder Thema Y im Kalender und bittet eine/n KollegIn in dieser Zeit euer Telefon zu übernehmen. Dies ist jedenfalls ratsam, wenn euer Telefon ständig und fast ununterbrochen klingelt, ihr euch schon wie in einem Call Center fühlt, aber eine wichtige Aufgabe zu erledigen habt. Und zu guter Letzt der wichtigste Tipp: Plant auch Pausen ein! Pausen sind wichtig, um wieder fit für neue Aufgaben zu werden. Wenn der Kopf raucht und keine kreative Idee rauskommt, dann steht auf, geht kurz hinaus wenn ihr die Möglichkeit habt, oder macht einen kurzen Spaziergang am Bürogang. Hauptsache ein wenig Bewegung. Mir helfen in diesen Situationen dann oft auch kurze (!) Gespräche mit meinen KollegInnen (bitte nicht selbst zum/zur ZeitfresserIn werden!), da ich damit eine neue Perspektive auf eine Sache bekomme, und dies ist meist der nötige kleine Anstoß den ich brauche, sodass es wieder weitergehen kann.

Ich hoffe, euch helfen meine Time Saver genauso gut wie mir! Habt ihr vielleicht noch andere Tipps & Tricks auf Lager? Ich freu mich auf eure Rückmeldungen!

**Ani**

 

9 thoughts on “Born to lose? Nicht mit meinen Time Saver-Methoden!

  1. Huiii die Tipps sollte ich mir eigentlich gleich direkt ausdrucken und über meinem Schreibtisch aufhängen – das Pareto-Prinzip wende ich eigentlich fast immer unbewusst an.. Aber meine To-Do-Liste vernachlässige ich so oft..
    Ich denke mir immer, dass ich alle Aufgaben im Kopf habe, merke aber bald, wie viel schneller ich bin, wenn ich mir alles niederschreibe..
    Danke für die Tipps 🙂

    Alles Liebe, Katii

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