Cc & Bcc – Fluch oder Segen in der E-Mail Kommunikation?

Rein technisch gesehen, besteht eine E-Mail aus einem Header (= Kopfzeile) und einem Body (= Rumpf). Als Pflichtangabe enthält der Header lediglich eine Absenderinnen-/ EmpfängerInnenangabe und das Datum der Erstellung der E-Mail, der Body weiterführend den eigentlichen Inhalt der Nachricht. Über diese Pflichtfelder hinaus, wird ua. noch die Möglichkeit geboten, weitere EmpfängerInnen anzugeben, nämlich in den Feldern „Cc“ und „Bcc“. Technisch gesehen kein Problem. Welche sozialen Auswirkungen diese Anwendung mit sich bringt, erfährt ihr hier.

In vielen Unternehmen ist es Gang und Gebe seine Vorgesetzten, KollegInnen etc. in „Cc“ zu setzen. Dies bedeutet, dass gewisse Personen über den Inhalt der Nachricht informiert sein sollen. Viele setzen gerade den/die Vorgesetzte/n in Cc, als Beweis, eine Mail verschickt zu haben, sodass es keine weitere Nachfragen gibt. Ich nutze dieses Feld, um Infos zu teilen. Meistens sind sogleich ein paar mehr Personen in Cc, wobei dies immer sehr auf die Unternehmensgröße ankommt bzw. auch auf das eigene Fingerspitzengefühl. Aus meiner Erfahrung heraus, gibt es Menschen, die (den Auftrag haben?) sehr viele Personen in ihre Kommunikation einzubinden und somit in Cc zu setzen. Dies lässt oft sehr viel Spielraum für Interpretation.

Doch wie steht es nun um die Verwendung von „Bcc“? Bevor ich darauf näher eingehe, möchte ich euch kurz noch die Geschichte bzw. die Bedeutung von diesen beiden Abkürzungen erklären:

Cc = Carbon Copy (die Kopie)

Dieser Begriff kommt vom früher benutzten „Durchschlag“, mit dessen Hilfe beim Schreiben mit einem Stift oder der Schreibmaschine eine Kopie erstellt wurde. Es wurden hier mehrere Papierseiten mit jeweils einem Kohlepapier (Carbon = englischer Begriff für Kohle) dazwischen übereinander gelegt.

Bcc = Blind Carbon Copy (die Blindkopie)

Der große Unterschied zur oben beschriebenen Carbon Copy ist jener, dass der/die EmpfängerInnen, die man in dieses Feld einfügt, für alle anderen EmpfängerInnen nicht sichtbar sind und die versendete Mail trotzdem in Kopie erhalten. Die EmpfängerInnen, aber auch die Personen, die das Mail in Bcc erhalten haben, können die anderen EmpfängerInnen in Bcc nicht identifizieren.

Es ist eben so eine Sache mit der Verwendung von Bcc. Ein kleines Feld, welches im schlimmsten Fall richtig großen Schaden anrichten kann. Im Alltag wird es größtenteils für Rundmails verwendet, wo sich die EmpfängerInnen untereinander nicht erkennen sollen, bspw. bei Gewinnspielen, Newsletter etc. Dies macht Sinn und wird auch nicht weiter angezweifelt. So richtig die Finger verbrennen kann man sich jedoch, wenn man diese Funktion dahingehend verwendet, um eventuell Personen „anzupatzen“, in dem man bspw. den/die Vorgesetzte/n in Bcc setzt.

Es kommt hier auch immer auf die jeweilige Unternehmenskultur an, wie diese Funktion in Verwendung ist. Generell kann ich euch sagen, seid damit jedenfalls vorsichtig und unterschätzt sie nicht. Scherzhaft wird sie nämlich auch so beschrieben:

Jene Personen, die früher als Kind sofort zu ihren Eltern gerannt sind, um andere Kinder zu verpetzen, nutzen heute als Erwachsene die Bcc-Funktion.

oder ernsthafter:

But I have always thought that leaders who required their team to BCC others carried a whiff of bad karma. It is a little bit of evil, masquerading in email form.

Ich selbst, finde eine offene Kommunikation, egal ob persönlich oder per Mail, immer noch am zielführendsten. Klar, bei gewissen Formen (Newsletter), ist dies schon eine gute und richtige Erfindung, aber alles andere sollte offen besprochen werden. Es ist doch ein großer Einschnitt in die Unternehmenskultur und kann diese sogar äußerst negativ beeinflussen und das Klima untereinander vergiften.

Warum ich denke, dass ihr die Bcc-Funktion weniger bis gar nicht nutzen solltet:

Sie schadet eurer Glaubwürdigkeit

Indem ihr Personen in Bcc setzt, von denen die wahren EmpfängerInnen nichts mitbekommen, wird dies als ein massiver Einschnitt in das Vertrauen gewertet, da ihr nicht mit offenen Karten spielt. Ihr fügt vielleicht ungebetene ZuhörerInnen in eine vertrauliche Konversation hinzu, die alles mitverfolgen können und somit „mitlauschen“. Fliegt dies auf, schadet dies massiv eurer Glaubwürdigkeit und dem Vertrauen, welches man euch bis dato entgegengebracht hat.

Sie schafft eine Misstrauenskultur

Stellt euch vor, ihr müsstet bei jeglichem Emailverkehr befürchten, dass Personen mitlesen, von denen ihr offensichtlich keine Ahnung habt. Die Kommunikation wird nicht funktionieren, da keinerlei Informationen mehr weitergegeben werden. Die eigentliche Arbeit, um die es ja schließlich geht, wird zweitrangig. Kurzum: das Klima ist vergiftet von Misstrauen, und dieses wieder herzustellen ist eine fast unmögliche Aufgabe.

Sie zerstört Arbeitsbeziehungen

Dies ist die letzte Konsequenz aus den beiden vorangegangenen  Punkten. Im schlimmsten Fall wird Arbeiten unmöglich, da eine paranoide Kultur vorherrscht, wo letztendlich jede/r auf sich selbst schaut. Jede/r möchte den jeweils anderen den „schwarzen Peter“ zuschieben und sich selbst rein waschen. Dies ruft eine unnötige Komplexität in der Arbeitsweise oder noch schlimmer, Intrigen hervor.

Diese Horrorszenarien möchte niemand an seinem/ihren Arbeitsplatz vorfinden. Sie machen effizientes Arbeiten unmöglich, Kosten Unmengen an Geld aufgrund der Ineffizienz und zerstören jegliche Motivation, Begeisterung etc.

Es ist ein kleines scheinbar unschuldiges Feld, welches ihr jeden Tag vor Augen habt, sobald ihr eine Mail schreiben wollt. Nutzt es bitte mit Bedacht!

**Ani**

 

P.S.: Hier noch ein kleiner Outlook-Tipp für mehr Effizienz:

Ich habe eine Email-Regel erstellt, wo alle Mails, in denen ich in Cc gesetzt werde, automatisch in einen speziellen Ordner, den ich mit „Lesen“ gekennzeichnet habe, verschoben werden. Da ich davon ausgehe, dass diese Art von Mails nur als Information an mich und eben nicht mit einem konkreten Arbeitsauftrag verbunden sind, trenne ich sie von jenen, bei denen ein To Do von mir verlangt wird. So behalte ich eine gewisse Übersicht und auch die Priorisierung von Aufgaben fällt mir leichter.

2 thoughts on “Cc & Bcc – Fluch oder Segen in der E-Mail Kommunikation?

  1. Ohh voll der coole Tipp mit den Einstellungen…hab gar nicht gewusst, dass man das machen kann :D! Danke für den tollen Beitrag ❤

    Liebste Grüße
    Timo

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