Hab Mut und greif doch mal zum Hörer! #BeOldschool

Kommunikation ist schwierig und kann oft zu Missverständnissen führen. Das kennen wir alle! Speziell jene via E-Mail sollte uns ja eigentlich das Arbeitsleben erleichtern, doch immer öfter führt gerade diese Kommunikationsform zu Problemen, die so eigentlich gar nicht entstehen müssten. Ist es manchmal vielleicht nicht doch besser, einfach mal zum Hörer zu greifen?

Wir erleben täglich eine Flut an E-Mails, die uns erreichen. Alle wollen schnell und sofort bearbeitet werden. Konzentriertes Arbeiten ist teilweise gar nicht mehr möglich, da man immer diesen kurzen Ton, dieses Klingeln hört – „Bim“ und schon wieder ist ein neues Mail angekommen. Puh, dies kann auch schon mal Stress hervorrufen, denn wieder erhöht sich die Zahl an ungelesenen Mails. Und eigentlich sollte doch die Präsentation für die Sitzung vorbereitet und abgestimmt werden….

Schnell mal ein Mail senden und schon ist man die Arbeit los – so empfinden und leben es die meisten. Es wird oft gar nicht mehr überlegt, ob es in diesem oder jenen Fall überhaupt Sinn macht ein solches zu verfassen. Abgeschickt und das war’s dann! Doch wie wir alle wissen, ist Kommunikation an sich ja schon ein sehr filigranes Konstrukt. Was ich meine, muss nicht zwingend bei der anderen Person genauso ankommen. Klar, es geht meistens nicht, dass ich kurz mal zur Kollegin hinübergehe und ihr die Infos persönlich mitteile, doch was oft vergessen wird: Es gibt noch eine weitere Form der Kommunikation außer jener via Mail, nämlich via Telefon!

Nicht immer ist die Kommunikation via Mail die effizienteste Methode 

Meiner Meinung nach ist es ein Irrglaube, dass Themen, die man via Mail abarbeitet, leichter und effizienter erledigt werden. Oft werden gerade aufgrund dessen Themen falsch angepackt und vielleicht gar fehlerhaft fertig gestellt. Es gibt meist auch keine Möglichkeit Rückfragen zu stellen, die man per Telefon gleich in ein paar Minuten abgeklärt hätte. Wir sollten einfach mehr differenzieren, wann es denn wirklich Sinn macht ein Mail zu formulieren oder doch mal wieder den guten alten Hörer in die Hand zu nehmen.

Wann es denn wirklich Sinn macht zum Telefon zu greifen:

„Je komplexer das Thema, desto persönlicher sollte die Kommunikation sein“

Dies ist mein grundsätzliches Credo! Und ich muss sagen, es hat mich in all den Berufsjahren begleitet und sich auch dementsprechend bewährt. Sind Dinge an sich schon kompliziert genug, nehme ich mir die Zeit und erkläre sie meinen KollegInnen am besten persönlich. Ist dies nicht möglich, dann greife ich zum Hörer. Wenn es Themen sind, die recht komplex und wichtig sind, dann schicke ich sogar noch ein Mail nach, mit der Option für Rückfragen. Somit habe ich mich doppelt abgesichert.

„Nur zur Info“

Es gibt immer wieder Informationen, die man entweder bei der ersten Weitergabe vergessen hat oder sie danach noch kurzfristig eintreffen. Meist sind dies (belanglose) Kleinigkeiten, die aber trotzdem wichtig sind und jedenfalls verbreitet werden müssen. Dies schreit doch nach einem kurzen Anruf und damit ist auch schon wiederum alles erledigt. Es gilt hier: Müssen Informationen nicht „abgelegt/archiviert“ werden, können sie rasch per Telefon kommuniziert werden.

„Also ich seh das überhaupt nicht so!“

Hat man ein schwieriges Thema am Tisch, bei welchem man mit seinen KollegInnen vielleicht nicht einer Meinung ist oder bei dem noch Diskussionsbedarf herrscht, so ist es jedenfalls am besten, dies face 2 face oder zumindest telefonisch zu klären. Per Mail zu streiten, zu diskutieren oder zu glauben, hier einen Konsens zu finden, mit dem alle Parteien zufrieden sind, klappt nicht! Glaubt mir, sowas hat noch nie funktioniert und wird es auch nicht. Aufgrund dessen, dass das geschriebene Wort so viel Interpretationsspielraum frei lässt, ist es schier unmöglich einen Konsens zu finden. Meistens verschlimmert man die Situation, in dem immer mehr Missverständnisse auftauchen und man sowieso nur mehr aneinander vorbeiredet bzw. -schreibt. Also Finger weg!

Das Telefon mag für manche doch schon sehr Oldschool und verstaubt sein, doch es hat auf jeden Fall noch einen sehr wichtigen Part im Arbeitsleben. Keine Technik wird je das persönliche Wort – entweder face 2 face oder per Telefon – ersetzen können. Wirklich knifflige und schwierige Fälle lassen sich viel leichter und schneller erledigen, wenn man erstens das Gegenüber kennt und eine persönliche Beziehung aufgebaut hat und zweitens wenn die Kommunikation so klar wie möglich erfolgt. Und genau dazu gehört, dass man so wenig Interpretationsspielraum wie möglich zulässt.

Deshalb: Habt Mut und greift doch einfach mal wieder zum Hörer! 🙂

**Ani**

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s