Meeting on fleek! So punktet ihr in Besprechungen

Gewisse Rituale im Arbeitskontext sind schon recht eigen: Nicht nur, dass bereits fast jede Tätigkeit als „Projekt“ bezeichnet wird, auch, dass man sich für jede noch so kleine Absprache zusammensetzen und ein Meeting einberufen muss. Abgesehen davon gibt es aber auch Besprechungen, die unbedingt notwendig sind, da diese auch bestimmenden Charakter haben – dort also wirklich Entscheidungen getroffen werden. Mit ein paar Tricks, die zu beachten sind, bekommt man dort seine Inhalte ganz easy durch…

Von einem Meeting zum nächsten! So sehen viele Arbeitstage nicht nur bei mir, sondern auch bei vielen anderen aus. Oft denkt man sich: Warum das Ganze? Denn es war nicht nur einmal der Fall, dass ich am Ende der Besprechung frustriert das Zimmer verlassen habe, da nichts konkretes besprochen bzw. das Meeting eigentlich umsonst angesetzt wurde. Tja, dieser Umstand wird sich wohl nicht so schnell ändern lassen, da es immer noch Menschen geben wird, die die Sache falsch angehen bzw. sich auch einfach zu wichtig nehmen. Andere möchten sich einfach nur zu 100% absichern und denken, dass dies der Fall ist, wenn sie möglichst alle Personen, die es in irgendeiner Form betreffen könnte, an den gemeinsamen Tisch holen. Doch unsere derzeitige Meetingkultur ist ein anderes Thema.

Der heutige Blogpost konzentriert sich auf jene Meetings, die richtig eingesetzt, sehr wichtig für ein Weiterkommen der Themen verantwortlich sind – dort, wo wirklich Entscheidungen getroffen werden bzw. man die eigenen Inhalte präsentieren kann, sodass sie auch realisiert werden. Dafür sind Besprechungen auch da! Ich bin immer ein Fan von kurz und knackig bzw. nicht lange um den heißen Brei herumreden. Auf jeden Fall sind eine gute Vorbereitung und eine Vorstrukturierung unbedingt erforderlich – diese Grundsätze gelten nicht nur für Besprechungen, sondern auch für jegliche andere Lebenslagen. Beachtet man diese beiden Punkte, so kommt man (fast) in allen Situationen gut durch.

HOW TO: Meeting on fleek

Seid ihr nun gut vorbereitet und habt eure Inhalte strukturiert, so seid ihr für die Besprechung schon sehr gut gerüstet. Darüber hinaus gibt es noch folgende Punkte zu beachten, damit ihr eure Inhalte gut durchbringt bzw. dass diese auch gehört und weiterführend vor allem umgesetzt werden können.

Zahlen/Daten/Fakten

Es ist (leider) so: Nur wenn man ein Thema mit Zahlen, Daten und Fakten belegen kann, dann ist die Umsetzungschance schon sehr sehr groß bzw. ist dies schon mal die halbe Miete, wenn man so sagen möchte. Alles, was damit unterstrichen werden kann, gewinnt  schon sehr an Glaubwürdigkeit. In diesem Part der Argumentation solltet ihr auch unbedingt auf sogenannte „Weichmacher“ verzichten, wie bspw. „damals“, „vor einiger Zeit“, „sehr viele“ etc. Aus einer guten Vorbereitung heraus, zeichnen sich ja bereits gewissen Fakten ab, die man hier dann gut einsetzen kann.

Verweisen auf „andere“

Was in anderen Situationen ein „No Go“ sein kann („Aber die anderen machen das auch so“), ist in diesem Fall ein großes GO. Und zwar wenn man diesen Satz unter dem Aspekt „soziale Bewährtheit“ einbringt. Wenn andere Unternehmen diese Technologie auch bereits einsetzen, dann ist sie bewährt und das Risiko eines Ausfalls etc. geringer. Generell gesehen, muss aber hier unbedingt auf den Kontext geachtet werden. Ist man als Unternehmen im Grunde sehr innovativ unterwegs, so zieht dieser Aspekt zum Beispiel überhaupt nicht bzw. werdet ihr damit in eurer Argumentation nicht punkten. Somit bitte auf jeden Fall mit Bedacht einsetzen.

Angriff ist nicht die beste Verteidigung!

Stoßen eure Inhalte auf Gegenwehr, also befinden die anderen TeilnehmerInnen diese als nicht sinnvoll, was ja durchaus legitim sein kann, so gilt als oberste Regel: ruhig bleiben und nicht in den Angriff gehen! Höflichkeit ist sowieso die wichtigste Regel in Meetings bzw. darüber hinaus auch das Ausreden lassen des/der jeweiligen anderen. Dies funktioniert leichter, wenn man sich immer vor Augen hält, dass die negative Kritik nichts mit einem persönlich zu tun hat – es geht ja immerhin um die Sache. Somit sind Emotionen außen vor zu lassen. Es ist nichts außer Professionalität gefragt. Dazu gehört auch ein selbstbewusstes Auftreten. Dieses Wort, welches sich so leicht hier hinschreiben lässt, ist jedoch im täglichen Alltag alles andere als einfach umzusetzen – doch es ist auf jeden Fall einen Versuch Wert, täglich daran zu arbeiten. Im Worst Case, also sollte euer Gegenüber eine sehr aggressive Gesprächstaktik führen, sind sogenannte „W-Fragen“ ein gutes Hilfsmittel: „Warum sehen Sie dies anders?“ „Welche Alternativvorschläge möchten Sie einbringen?“ etc. So kommt man leichter von einer destruktiven in eine konstruktive Haltung – was es ja schlussendlich auch sein soll.

Habt ihr andere Tricks, mit denen ihr eure Meetings gestaltet bzw. die euch oft schon darin geholfen haben? Her damit! 🙂

**Ani**

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