Effiziente Meetingkultur? Was wir von Facebook, Google & Amazon lernen können

Je größer das Unternehmen, desto öfter wird man dazu verleitet, zu viele Meetings anzuberaumen. Mit wachsenden Strukturen, verändern sich sehr viele Dinge in Organisationen – eine davon, die aber oft vergessen bzw. nicht „nachgezogen“ wird, ist die Meetingkultur. Dabei können wir uns so viele Tricks von „den Großen“ wie Facebook, Google, Amazon abschauen…

Vielleicht habt ihr es ja über meinen Instagram Account mitbekommen: Im Jänner hatte ich bereits mit einem innerbetrieblichen Nachwuchsführungskräftelehrgang begonnen, der letzte Woche durch ein 2tägiges Development- / Orientation Center zu Ende ging. Wir alle waren sehr nervös, denn keine/r von uns hatte so etwas aufwendiges jemals durchlaufen. Wir konnten uns zwar alle ein wenig vorstellen, was dort auf uns zukommen würde, doch genau wussten wir es nicht. Ein Fixpunkt war jedenfalls die Präsentation unserer Projektarbeit, die gleich zu Beginn des zweiten Tages eingeplant war. Ich war heilfroh als der „Spuk“ am Donnerstag Nachmittag zu Ende ging, denn 2 Tage lang durchgängig vor Aufgaben unter Stress gestellt und darüber hinaus noch beobachtet zu werden, ist ziemlich anstrengend wie ihr euch wahrscheinlich vorstellen könnt.

Jedenfalls gab es zum Abschluss noch eine Feedbackrunde, in der wir abgefragt wurden, welche Maßnahmen wir als künftige Führungskräfte verändern bzw. welche Themen wir in der Zusammenarbeit angehen möchten. Neben dem Netzwerken, kam überraschend oft die bestehende Meetingkultur vor, die man unbedingt verändern möchte. Es ist somit leider immer noch vorherrschende Realität, dass neben der hohen Anzahl an Meetings, oft auch welche einberufen werden, um Infos zu geben bzw. sich auch weiterführend abzusichern. Häufig ist auch nicht klar, was das Thema bzw. die Absicht dahinter ist: Wird das Meeting abgehalten, weil es um eine Diskussion geht oder um sich Entscheidungen abzuholen? Weiters werden auch kaum Agendapunkte mitgeschickt, sodass oft auch die eigene Rolle mit den verbundenen Erwartungen dahinter nicht ganz klar ist.

„Abschauen“ bei den Big Player!

Wenn dies ein Thema ist, welches so viele Menschen in diesem Kurs beschäftigt, dann scheint es immer noch sehr brisant zu sein. Grund genug, um sich damit wiederum näher zu beschäftigen! Denn Tipps und Tricks zur Verbesserung der Meetingkultur haben wir alle ja bereits zur Genüge gehört, doch wie schon vorhin angedeutet: Das Strukturieren und Einberufen von Meetings muss laufend überdacht und überarbeitet werden, da sich ja auch die Rahmenbedingungen rundherum verändern. Dabei muss man ja das Rad nicht immer wieder neu erfinden – es lohnt sich auch oft schon ein Blick zu den Big Player, die einen innovativen Ruf genießen und sich am Markt bereits positioniert und etabliert haben: Facebook, Google & Amazon!

Definition und Checkliste bei Facebook

CEO Mark Zuckerberg verlangt vor der Einberufung eines Meetings den genauen Grund dafür: Handelt es sich um jenes, wo die verschiedensten Themen diskutiert werden sollen oder möchten die Facebook Manager Entscheidungen abholen. Somit ist schon vor Beginn klar, was die Intention sein soll und spart wertvolle Zeit, da alle TeilnehmerInnen bereits im Vorhinein wissen, was ihre Rolle ist. Weiters achtet besonders COO Sheryl Sandberg auf die Einhaltung einer Checkliste, wo alle Themen, die in einer Besprechung diskutiert werden sollen, angeführt sind. Die Punkte werden nachdem sie besprochen wurden einfach abgehakt. Das Meeting endet automatisch mit dem Abhaken des letzten Themas, auch wenn noch Meetingzeit vorhanden ist. Dies verhindert das „Absitzen“ und ins Leere diskutieren von Randthemen, also von sogenannten Zeitauffüller. Man glaubt gar nicht, wie oft dies in der Praxis vorkommt, dass scheinbar vorhandene Zeit dafür genutzt wird, um die Befindlichkeiten zu diskutieren, die schlussendlich keinerlei produktive Auswirkungen haben.

Micro Meetings und datengestützte Themen bei Google

Die frühere Vize-Präsidentin von Google, Marissa Mayer, bot jedem/jeder, der/die einen Termin bei ihr benötigte, nur 5 bis 10 Minuten lange Zeitslots an – sogenannte Micro Meetings. Dies half ihr, ihren Kalender so zu strukturieren, dass dieser nicht nur voll von Besprechungen war. Meetings an sich müssen jedenfalls mit einer Agenda ausgestattet sein und in einem kleinen Rahmen abgehalten werden, sodass nicht zu viele Ressourcen gebunden werden. In jedem Meeting gibt es jedenfalls zwei wichtige Rollen: die „Note-Keeper“ und die „Decision-Maker“. Diese zwei Rollen dienen dazu, nicht den Fokus in Meetings zu verlieren und die vorbereitete Struktur beizubehalten. Ideen, die hier vorgestellt werden, müssen weitestgehend strukturiert und vor allem datengestützt sein. Ohne dieser Aufbereitung werden diese in dem Rahmen nicht besprochen. Dies dient dazu, dass Entscheidungen nur aufgrund einer gewissen Datenbasis getroffen werden und nicht aufgrund individueller Vorlieben.

Der „empty chair“ und die 30 Schweigeminuten bei Amazon

Ein häufiger Grund, warum Meetings nicht effizient abgehalten werden können, ist der unterschiedliche Wissensvorsprung. Nicht alle TeilnehmerInnen haben zu jeder Zeit den selben Wissensstand, somit werden Besprechungen oft verzögert, in dem die Vorgeschichte, die früheren Ideen, Daten etc. einleitend wiederholt werden. Dies kann je nach Komplexität der Thematik oft bis zu 30 Minuten andauern, wertvolle Zeit, die hier durch oftmals aufkommende Diskussionen verschwendet wird. Um hier fokussiert und zielgerichtet arbeiten zu können, werden speziell bei komplexen Thematiken 30 Schweigeminuten abgehalten: In diesen 30 Minuten lesen die Meeting-TeilnehmerInnen bei Amazon das Meeting-Memo, welches eine Kurzzusammenfassung des Inhalts darstellt. Danach haben alle TeilnehmerInnen den gleichen Wissenstand und können fokussiert auf das Ziel des Meetings hinarbeiten. CEO, Jeff Bezos lässt dazu absichtlich immer einen weiteren Sitzplatz leer, der sogenannte „empty chair“, der den/die KundIn von Amazon darstellen soll. So bleibt der/die KundIn im Fokus aller Entscheidungen, die hier getroffen werden.

Diese Meeting Regeln passen natürlich nicht in jede Organisation, doch kann man durch kleine kreative Maßnahmen ein Umdenken bzw. einen Cultural Change im Unternehmen schaffen. Effizientes Arbeiten ist ein Thema, welches auch künftig einen hohen Stellenwert haben wird, denn Zeit ist Geld und dies wirkt sich weiterführend auch auf die Motivation der MitarbeiterInnen aus.

**Ani**

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