HR & Digitalisierung – mit gutem Beispiel voran!

{Artikel enthält Werbelink} Schlagwort “Digitalisierung”. In meinen letzten Beiträgen bin ich schon verstärkt auf dieses Thema eingegangen, denn es ist für ein Unternehmen äußerst wichtig, die Prozesse und Abläufe möglichst digital zu gestalten, um fit für die Zukunft zu werden. Als HR- bzw. Personalabteilung gilt es, auch hier dran zu bleiben und sogar eine Art “VorreiterInnen-Rolle” einzunehmen. Kurz gesagt: Mit gutem Bespiel voran zu gehen!

 

Digitalisierung – noch vor ein paar Jahren undenkbar

Als Personalistin mit über 10 Jahren Berufserfahrung in diesem Bereich habe ich schon fast alles gesehen und mitbekommen. Da gab es damals vor Jahren einen Personalchef, der bereits selbst ein wenig in die Jahre gekommen war und sich vehement wehrte, seine Mails via Outlook zu checken bzw. überhaupt einen Computer einzuschalten. Eine Mail Adresse hatte er auch nur, weil es so im Unternehmen Standard war, sodass jede/r automatisch eine bekam. Diese wurde eben nur nicht von ihm genutzt. Wie konnte man dann mit diesem Herren in Kontakt treten? Jeden Morgen hatte seine Assistentin die Aufgabe ihm seine Mails ausgedruckt vorzulegen. Entweder er machte kurze Notizen drauf, sodass sie wusste, was sie zu antworten hatte oder er kam danach mit dem Mail in seiner Hand zu ihr und diktierte ihr die Antwort. Ja, das gab es wirklich und es ist noch nicht allzu lange her. Ich bin mir bewusst, dass dies (hoffentlich!) Einzelfälle sind und auch wirklich die Ausnahme, doch es zeigt trotzdem, dass die digitalen Möglichkeiten in Unternehmen noch nicht ausreichend eingesetzt werden bzw. oft es noch nicht in den Köpfen verankert ist, Prozesse zu beschleunigen, in dem sie digitalisiert werden.

 

Als “Google” zum ersten Mal auftauchte

Schon alleine das Wort “Digitalisierung” poppt einfach überall und in jedem Zusammenhang auf, doch jede/r von uns versteht etwas anderes darunter. In diesem Kontext verwende ich es, um zu zeigen, dass es  Sinn macht Abläufe zu überdenken und mit Hilfe digitaler Lösungen effizienter zu gestalten. Denken wir nur an die Anfänge zurück, wie eine Suchmaschine namens “Google” auf einmal in den Weiten des Internets auftauchte. Bevor man alle Informationen etc. “googelte”, musste man sich diese mühsamst an allen Orten und Ecken zusammensuchen. Das Potential dieser Suchmaschine wurde sogleich erkannt, denn diese machte es möglich, die gewünschten Informationen innerhalb von 2,3 Sekunden “serviert” zu bekommen. Toll, oder? Genauso schnell und effizient können auch die Prozesse in Unternehmen aussehen, wobei man sich folgende Fragen stellen sollte: Ist eine Word-Vorlage noch aktuell? Brauchen wir noch einen ausgedruckten Zettel, auf dem alle Personen unterzeichnen müssen? Ist eine Excel-Liste zur Erfassung gewisser Daten denn so noch effizient? Dies sind alles Fragen, mit denen sich Unternehmen auseinandersetzen müssen, um künftig im hart umkämpften Wettbewerb standzuhalten.

 

3 erste Schritte in die Digitalisierung

Wenn ich verschiedene Texte zu diesem Thema lese, dann richten sich diese oft an Geschäfts- oder KundInnenprozesse, die überdacht und digitalisiert gehören. Doch ich finde, dass gerade HR, also die Personalabteilung, hier mit gutem Beispiel voran gehen muss! HR hat in meiner Wahrnehmung eine sehr gestaltende Rolle, die es demnach auch auszufüllen gilt. In dieser “Sandwich-Position”, also zwischen Management und MitarbeiterInnen gilt es oft beide davon zu überzeugen, dass dieses und jenes Sinn macht. Speziell in dieser Rolle gilt es auch als “Role Model” gewisse Dinge auszuprobieren, vor allem wenn es Zukunftsthemen sind. Ich möchte nun beispielhaft 3 verschiedene Optionen aufzeigen, die man innerhalb einer Personalabteilung sehr gut digitalisieren kann, um so Prozesse für die KundInnen der Personalabteilung einfacher und rascher gestalten zu können:

 

1. Weg mit der Zettelwirtschaft – Anträge digitalisieren 

Hier ein Antrag auf Bildungsförderung, da ein Antrag für eine Schulungsleistung etc. Es gibt Programme, die so genannte Workflows digital abbilden können, sodass man sich erspart, gewisse Zettel von A nach B zu schicken. Unterschrieben werden diese digital, in dem die Führungskraft ein “Häkchen” zur Freigabe setzt. Wie wir wissen, gehen gerade solche Zettel sehr gerne “auf dem Postweg verloren”, weshalb sich schon allein deshalb eine digitale Lösung lohnt!

2. Weg mit den Vorlagen in Word und Excel – Mustervorlagen digitalisieren 

Wer kennt es nicht: Die Vorlagen-Sammlung in Excel und Word?! Sei es eine Briefvorlage oder speziell bei uns in HR sind es Vorlagen für Dienstzeugnisse, für Verträge oder für sonstige Standardschreiben. Dabei gibt es schon tolle digitale Lösungen, wie beispielsweise eine Software, in der man ganz einfach Dienstzeugnisse erstellen kann. Da ein solches meist von mehreren Personen befüllt und bearbeitet wird, ist die Erstellung eines solchen immer mit hohem Aufwand verbunden. Können aber alle involvierten Personen an einem Dokument zeit- und ortsunabhängig daran arbeiten, so wird der Prozess effizienter, in dem man sich das Herumschicken von den verschiedensten Versionen erspart. Derartige Programme bietet beispielsweise Haufe Arbeitszeugnis – für mehr Information, einfach hier klicken.

3. Weg mit den unzähligen Mails – BewerberInnenmanagement digitalisieren

Die tollste Erfindung in Sachen Stellenausschreibungen und BewerberInnenmanagement ist ein Tool, welches uns in der Personalabteilung dabei hilft, einen guten Überblick über alles zu behalten. So sollte keine/e BewerberIn vergessen, übersehen oder sonstiges werden und unser Posteingang bleibt übersichtlich für all die anderen Aufgaben, die wir neben Recruiting noch zu tun haben. Außerdem ist eine digitale Lösung ein Muss, um auch später noch nachvollziehen zu können, wer sich wann und wie oft auf welche Stelle beworben hat.

 

Ich könnte noch ewig so weitermachen, doch diese mit diesen 3 Digitalisierungsschritten, wird auch noch jede so kleine HR-Abteilung arbeiten können und deren interne KundInnen zufriedener machen.

**Ani**

 

<< in digitaler Zusammenarbeit mit Haufe Arbeitszeugnis >>

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